작성한 근로계약서, 서명한 뒤 어떻게 보관할까요?

PDF를 저장하는 것만으로 모든 절차가 끝나는 것은 아닙니다. 최종 내용을 사용자와 근로자가 함께 확인하고, 같은 내용의 계약서를 근로자에게 교부해야 합니다.

서명 전에 최종 내용을 함께 확인하세요

• 당사자 이름과 사업장 정보
• 계약기간, 근무장소와 담당 업무
• 근무 요일·근무시간·휴게시간
• 시급과 임금 계산방법, 지급일과 지급방법
• 휴일·휴가와 계약 체결일

종이 계약이라면 같은 계약서 두 부를 준비해 각각 서명하고 한 부씩 보관하는 방식이 간단합니다. 서명되지 않은 작성용 PDF와 당사자가 합의한 최종 계약서는 구분하세요.

근로자가 요구하지 않아도 계약서를 교부하세요

근로기준법 제17조는 주요 근로조건이 적힌 서면을 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 전자문서로 체결한다면 최종 파일과 함께 상대방이 전달받았음을 확인할 수 있는 이메일이나 전송 기록을 보관하는 것이 좋습니다.

근로관계가 끝난 날부터 3년간 보관하세요

사용자는 근로계약서를 3년간 보존해야 하며, 보존기간은 근로관계가 끝난 날부터 계산합니다. 계약기간이나 임금, 근무시간 같은 주요 조건이 변경되면 변경 전 문서를 덮어쓰기보다 변경 내용을 다시 명시해 전달하고 함께 보관하세요.

근로계약서는 매월 지급하는 임금명세서를 대신하지 않습니다. 임금을 지급할 때에는 임금명세서도 별도로 교부해야 합니다.

마무리 순서

1. 최종 PDF 내용을 당사자가 함께 확인합니다.
2. 종이 두 부에 같은 날짜로 서명하거나 최종 전자문서를 확정합니다.
3. 근로자에게 한 부를 바로 전달합니다.
4. 전달 사실을 확인할 수 있는 기록을 남깁니다.
5. 사용자는 근로관계 종료일부터 3년간 계약서를 보관합니다.